Clean desk voor beginners

maart 17, 2010 at 11:40 am (Columns, Oplossingen) (, , )

Alles na werktijd opgeruimd en achter slot en grendel, is de vaak gehoorde vertaling van een clean desk policy. “O, daar heb je die veldwachter weer, met zijn moeilijke praatjes” is de reactie van het grootste deel van de gebruikersgroep als er gele kaarten worden uitgedeeld. De werkelijkheid ligt zoals gewoonlijk ergens in het midden.

Is het wel nodig om alles op te bergen na werktijd? Een organisatie moet goed nadenken over de verwachte veiligheidsopbrengst van een maatregel en over de wijze waarop deze wordt ingevoerd en gecontroleerd. Voor veel bedrijven zal het bij de meeste afdelingen geen grote noodzaak zijn om alles op te bergen – er ligt gewoon geen interessante informatie. Pas als je op financiële afdelingen, de voorraadadministratie, rekenkamer, Research & Development afdelingen, personeelszaken of bij IT beheer komt kun je bijzondere informatie aantreffen. Mocht daar een deel van in handen komen van (sensatie) journalisten of concurrenten, dan kan dat behoorlijke schade aanrichten voor de organisatie als geheel. Op dit soort afdelingen is men zich vaak wel bewust van de aard van de gegevens en wordt daarnaar gehandeld.

Desondanks wordt de clean desk policy vaak alleen na werktijd toegepast, terwijl de afdeling verlaten is tijdens de lunchpauze, afdelingsvergaderingen of productpresentaties.

Voor een goed uitgevoerd clean desk beleid is het wenselijk dat betrokkenen zich realiseren dat het om het belang van de informatie voor de organisatie gaat en niet om het op afstand houden van de lokale veldwachter. Als het kwartje eenmaal gevallen is zal de vertrouwelijke informatie nog beter beschermd worden en ook bij tussentijdse afwezigheid worden opgeborgen. Door medewerkers persoonlijk verantwoordelijk te maken voor het afsluiten van kasten en ladenblokken wordt de betrokkenheid vergroot. Afdelingen onderling met elkaar laten strijden voor de minste gele kaarten is een van de manieren om het doel (clean desk) te bereiken.

Voor deze maatregel geldt dat zichtbare betrokkenheidvan het management (geen vertrouwelijke informatie laten liggen) noodzakelijk is voor het slagen van de invoering. Zoals het spreekwoord gaat: “Zo de ouden zongen, piepen de jongen”.

En populair gezegd: “Apie ziet – Apie doet”.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: